Az értekezleti őrület lélektana
A céges világban egy átlagos menedzser munkaidejének akár a fele is értekezletekkel telik. Az ezek során végzett munka jórészt csekély értékű, és nem ritka, hogy inkább árt, mint használ: gyakran újabb megbeszélésekhez vezetnek, amelyek tulajdonképpen csak arra szolgálnak, hogy a korábbi értekezletek problémáit orvosolják – vagy legalábbis megpróbálják. A jelenséget mostanra a meeting science, vagyis az „értekezlettudomány” is vizsgálja. Egy 2015-ös kutatás rávilágított: nem is feltétlenül a megbeszélések száma jelent gondot, hanem azok tervezése, a célok és elvárások homályossága, valamint az egyenlőtlenségek, amelyeket akaratlanul gerjesztenek.
Miért nem működnek a megbeszélések?
A legtöbb értekezletnek nincs világos napirendje, a résztvevők számára nem derül ki pontosan, mi a cél, és sokan csak passzívan jelen vannak. Miközben időt és energiát emészt fel, a valódi hozzáadott érték szerény. Egy-egy túlzsúfolt online vagy irodai megbeszélésen gyakran csupán három-négy ember vesz aktívan részt, míg a többiek csöndben maradnak. Ez azt jelenti, hogy – bár formailag mindenki képben van – valójában csak kevesen tudnak hozzájárulni, a többség csak elvesztegeti a munkaidejét.
Van, aki már sportot űz abból, hogy a naptárát „megtömje” üres értekezletekkel, így újabbakat ne lehessen beírni – mert ez is mutatja, mennyire fárasztóvá vált a túlértekezletezett munkakörnyezet.
Létezik jó értekezlet?
Ha valaki ragaszkodik ahhoz, hogy csak akkor megy el megbeszélésre, ha előre világos napirendet kap, és tudja, mi fog történni – sok felesleges találkozót megspórol. Az ideális megbeszélés célorientált, tiszteli a résztvevők idejét, mindenki szót kap, és segít a kapcsolatok és a csapatszellem építésében. Ezek a megbeszélések nem elkerülendők, hanem kívánatosak lennének – a probléma az, hogy a többség nem ilyen. Egy régebbi elv szerint, ha hét főnél többen ülnek ott, már borítékolható az alacsony hatékonyság – de a cégekben mindennaposak a húsz-harminc fős hibrid meetingek, ahol csak a szokásos 2-3 ember beszél.
Lehet, hogy nincs is szükség ennyi menedzserre?
Felmerül a kérdés: nem lehetne-e a menedzsereket magukat is „kivágni” az egyenletből? Egyes cégeknél, ahol leépítették a vezetői réteget, a termelékenység állítólag háromszorosára nőtt. Más vélemények szerint viszont a vezetői feladatokat ilyenkor is valaki elvégzi, csak más viseli a felelősséget és hoz döntéseket – egyszerűen a szerepkörök eloszlanak a csapat tagjai között. Az MI térhódítása kapcsán pedig már az is felmerül, hogy egyszerűbb lehetne mesterséges intelligenciára bízni a koordinációs feladatokat, mint a fizikai munkákat.
Hogyan lehetne jobb értekezleteket tartani?
Bevált trükk például, ha a heti megbeszéléseket állva tartják, közvetlenül ebéd előtt, így mindenki siet elintézni a lényeget, és ritkán nyúlnak bele a munkaidő más szakaszaiba. Az is segíthet, ha valaki folyamatosan kijelzi a jelenlévők fizetési adatai alapján a meeting aktuális költségét – ez visszafogja a felesleges meetingek szervezését.
A hatékony céges kommunikáció nem feltétlenül értekezlet: elegendő lehet egy jól megírt e-mail vagy rövid, privát beszélgetés. A fő kérdés: valóban szükséges-e minden kérdést önálló megbeszélésen kisakkozni, vagy a döntések delegálhatók, gyorsabban és olcsóbban is megszülethetnek?
A túl sok értekezlet következményei
A munkavállalók egy része egyszerűen képtelen érdemben dolgozni a folyamatos megbeszéléshegyek mellett. Különösen nehéz ez a kreatív vagy technológiai pozíciókban, ahol az összpontosítás és az elmélyült munka kulcsfontosságú. Egy vezető fejlesztő szerint a fő cél, hogy a beosztott programozók minél kevesebb megbeszélésre üljenek be, és ezért inkább maguk a csapatvezetők vállalnak át minden egyeztetési feladatot.
Egyensúlyra van szükség
Ami elsőre egyértelműnek tűnik, valójában bonyolultabb. A meetingek nem önmagukban rosszak; a minőségük és szükségességük a döntő. Odafigyeléssel, tiszta céllal és jó tervezéssel teljesen más belső kultúra alakítható ki – amelyben az értekezletek tényleg összekötnek, nem elidegenítenek. Mert az elvesztegetett órák nem csupán elvesznek a munkaidőből: a munkavállalók elkötelezettsége, ötletei, sőt, egészsége is rámehet a meetingdömpingre.
