Amikor a silók nem összekapcsolódnak
A nagy szervezetek mindig is silókba, vagyis elkülönülő részlegekbe szerveződtek – elég, ha a római légiókra vagy a mai multicégekre gondolunk. A digitalizáció, valamint a felhasználó- és adatvezérelt működés világában azonban ezek a silók komoly átláthatósági és felelősségi problémákat okoznak. A fő gond, és egyben lehetőség, a silók közötti „hasadékokban” rejlik, amelyek nem tartoznak igazán senkihez, így gyakran kiesnek a fókuszból.
A napi rutinban, még szigorú pénzügyi zárások és auditok mellett is, ezek a folyamatközi rések befolyásolják a vállalati működőtőkét és a bevételt: rejtett többletköltségek, hibák, kézi beavatkozások, felelőtlenség, illetve elhúzódó partnerproblémák formájában jelennek meg.
Mennyi pénz vész el a réseken?
Egyes elemzések szerint az ilyen láthatatlan folyamatokban akár a teljes árbevétel 0,4%-a is „beragadhat” – ez egy tízmilliárdos forgalmú cégnél már 40 millió forint évente. Noha mindez önmagában nem okoz auditálható eltéréseket, az összesített hatás nagyon is jelentős lehet: csökkentheti a nyereséget, a tőkét és a vállalati pénzáramlást is.
Gyakori hibák például a ki nem számlázott vagy részben számlázott megrendelések, a felesleges készletek, a hibásan beérkezett vagy visszahozott, de le nem könyvelt áruk, a helytelen főkönyvi adatok, illetve a bevételek és költségek nem megfelelő időzítésű elszámolása.
Miért maradnak ezek a vakfoltok?
Nem azért, mert a dolgozók nem tudnák felismerni vagy kezelni őket. Inkább arról van szó, hogy a klasszikus ellenőrzések szinte kizárólag a kockázat minimalizálására koncentrálnak, és a véletlenül elúszó profit vagy ki nem használt lehetőség nem kerül fókuszba. Jellemzően a pénzügyi ellenőrzések csak azt vizsgálják, hogy a számok stimmelnek-e, nem pedig azt, hogy megfelelnek-e a valódi működésnek.
Ma már a vezetőknek valódi értékteremtő szerepet kell vállalniuk – ehhez bátorságra van szükség, hogy olyan „gazdátlan” problémákat is magukra vállaljanak, amelyek e vakfoltokhoz vezetnek.
Még az MI sem oldja meg egyedül
A mesterséges intelligencia pusztán rámutat a folyamatokban rejlő felelősségi problémákra, de nem fogja önmagában átalakítani a részfeladatokba széttagolt szervezeteket. A tartós siker érdekében célszerű kombinálni a hagyományos, szabályalapú szoftvereket az MI-alapú, prediktív rendszerekkel: ezek valós időben mutatják meg, hol tűnik el a profit és a készpénz, vagy hol keletkeznek anomáliák.
Összefoglalva
A silók közötti láthatatlan rések feltérképezése komoly pénzügyi és működési előnyt jelenthet. Aki hajlandó cselekedni, annak lehetősége nyílik optimalizálni a tőkét, javítani a cash flow-t, növelni a profitot, valamint kihasználni az MI-ben rejlő teljes potenciált. A jövő sikeres vállalkozásai nem csak a felszínen történő javításokra koncentrálnak, hanem a valódi (és eddig rejtett) működési résekben is keresik a további lehetőségeket.
